Atualmente estamos muito acostumados a nos comunicar a partir de mensagens rápidas, chats e redes sociais. Diante disso, várias pessoas não sabem como escrever um e-mail formal, que é recorrentemente demandado em situações de trabalho.

Os e-mails podem ser necessários para se comunicar com superiores no trabalho, entrar em contato com um cliente ou mesmo na busca por um novo emprego. Em qualquer dos casos, o sucesso dessa ação irá depender da qualidade do comunicado. Pensando nisso, selecionamos algumas dicas para te ajudar!

Defina bem o seu campo de assunto

Um dos segredos sobre como escrever um e-mail formal, que tenha sua finalidade bem-sucedida, é colocar no campo de assunto as informações necessárias para que o seu destinatário saiba do que se trata antes mesmo de abrir o e-mail.

Isso é importante principalmente quando você envia um e-mail para superiores em uma empresa ou na busca por emprego. Essa medida irá trazer maiores garantias de que seu e-mail seja lido. Quando necessário, deve-se indicar também a pessoa ou setor a quem o texto é destinado.

Conheça bem o seu destinatário

Em um e-mail formal, é importante saber que tipo de tratamento e linguagem utilizar. Se você está escrevendo para um cliente, por exemplo, é possível que um tratamento mais informal e próximo seja o indicado.

Contudo, se você estiver escrevendo para o seu chefe, deve-se utilizar um tratamento mais formal, com pronome de tratamento e saudação adequada. Nesse caso, além do bom senso, é interessante conhecer se aprofundar em estratégias comunicativas mais assertivas para os diferentes perfis de interlocutor.

Seja sempre claro e objetivo

Embora o e-mail seja um meio preferível para comunicações formais, o fato é que a maioria das pessoas não se dispõem a ler textos longos e cheios de rodeios, principalmente quando são muito ocupadas.

Portanto, é importante que você consiga colocar em poucas palavras aquilo que precisa dizer. Desde o campo de assunto ao primeiro parágrafo já devem indicar do que se trata. Deixe os detalhes para serem explicados em uma conversa pessoalmente ou posterior à resposta do interlocutor, desde que ele entenda a ideia central.

Fique atento à ortografia

Um dos principais pontos sobre como escrever um e-mail formal é um cuidado com a ortografia muito maior que o habitual. Em primeiro lugar, revise sempre o e-mail antes de enviar. Para facilitar e garantir que o texto não terá inadequações evidentes, procure passar em um revisor online ou mesmo em um editor de texto, como o world.

Mais do que isso, é fundamental lembrar que em um e-mail formal não se deve utilizar "vícios" com os quais estamos acostumados nas conversas cotidianas, tais como abreviações (“vc”, “q”) , pontuações desnecessárias (dupla interrogação ou excesso de exclamações), caixa alta, dentre outros.

Outras dicas sobre como escrever um e-mail formal

Ainda que você esteja escrevendo um e-mail formal, por exemplo, para a chefia, não confunda formalidade com aridez. Procure ser cordial, simpático e disponível em seu texto. Dessa maneira, a pessoa se sentirá respeitada e sensibilizada pela mensagem.

Essas são algumas dicas sobre como escrever um e-mail formal. Além de seguir orientações como essa, observar e-mails formais que outras pessoas enviaram para você também poderá te ajudar a acertar nessa ação. O que você achou dessas dicas? Deixe um comentário com a sua opinião!